AVG in de praktijk
bij Otentic Logistics

AccountAnders heeft o.a. AVG-ondersteuning geboden aan:

Otentic Logistics B.V. te Oosterhout

Otentic Logistics is een betrouwbare partner voor opslag oplossingen en aanvullende logistieke diensten. Wij bieden een one-stop shop: Eén organisatie die voor de inklaring tot en met opslag, ompakken en distributie regelt. Daarnaast zijn wij een onafhankelijke douane agent gespecialiseerd in import naar Europa via Nederland. Wij nemen alle douane gerelateerde zaken uit handen. Ook kunnen wij voor onze klanten optreden als fiscaal vertegenwoordiger waarmee wij een hoop rompslomp voor onze klanten overnemen.


Ons motto is dat wij de klant proberen te ontzorgen in alle logistieke, douane en fiscaal gerelateerde zaken. Dit motto vinden wij terug bij onze accountant Ralf van Roosmalen. Hij adviseert ons proactief op financieel gebied maar ook in andere zaken die voor ons van belang kunnen zijn.


Zo vallen wij als Otentic Logistics, evenals bijna alle bedrijven, onder de werkingssfeer van de AVG die afgelopen mei van kracht is gegaan. In eerste instantie denk je als logistiek bedrijf met zo’n 35 medewerkers hierin de dans wel te kunnen ontspringen. Maar al snel bleek dit meer impact op het bedrijf te hebben dan aanvankelijk voorzien. Maar waar begin je dan als onderneming?

Via Ralf kwamen wij in contact met Melissa Fens, MKB Adviseur bij AccountAnders. Met Melissa hebben we eerst gebrainstormd over onze processen en op welke momenten wij persoonsgegevens verwerken. Vervolgens hebben wij een actieplan opgesteld om deze processen AVG-proof te maken. Melissa heeft dit plan voor ons getoetst en voorzien van feedback. Daarnaast heeft ze ons de formats verstrekt voor de documentatie die we hierbij aan moeten gaan leggen. Hier zijn we momenteel intern mee aan de slag gegaan met Melissa als vraagbaak.


AVG-proof zijn we nog niet helemaal, maar we zijn wel op het goede pad. AccountAnders, bedankt voor jullie support!


Door: Kim Wijdeven – Financial controller

Otenticlogistics.nl

Feitjes

Wat kunnen we er nog over schrijven dat niet al is gezegd?!

Misschien een paar leuke feitjes, om het luchtig te houden!


  • Het woord ‘’privacy’’ komt precies 0 keer voor in de AVG;
  • De AVG bestaat uit 99 artikelen en om dat magere aantal aan te vullen zijn er nog 173 overwegingen opgenomen (toelichting op de artikelen);
  • De hoogste theoretische boete van 2017 op grond van de AVG zou kunnen worden gegeven aan het Amerikaanse bedrijf Walmart en die zou dan bedragen:
  • € 16.273.080.000,- (omzet 2016: € 406.827.000.000 maal 4%). ‘’Koopje!’’’;
  • De FG (functionaris gegevensbescherming) heeft ontslagbescherming. Dat betekent echter niet dat de FG niet ontslagen kan worden als hij dagelijks dronken op zijn werk komt;
  • Er is een schamele 20 maanden gedebatteerd over de nieuwe privacywetgeving.

AVG

Waar te beginnen?


Het met regelmaat gevreesde onderwerp ‘’de AVG’’, want wat is het uitgebreid, wat is het vaag en wat moeten we er nu eigenlijk mee?! Doen alsof het niet bestaat is onmogelijk, maar er actief mee aan de slag gaan lijkt voor veel bedrijven toch ook tegen het onmogelijke aan; waar te beginnen?


Vanuit onze zorgplicht hebben wij ervoor gekozen klanten begeleiding en ondersteuning te bieden in het proces AVG compliant te worden. Inmiddels hebben wij de eerste opdrachten achter de rug en dit blijkt een effectieve en efficiënte aanpak te zijn. We kunnen spreken van tevreden ondernemers!


Hieronder een korte weergave van het stappenplan dat we hebben doorlopen.


Wij hebben o.a. ondersteuning geboden aan Otentic Logistics B.V. te Oosterhout.

1. Kennismaking en inventariserend gesprek

Onze AVG adviseur komt bij je langs om kennis te maken en te inventariseren welke gegevens worden verwerkt en wat voor processen van toepassing zijn. We geven je advies: waar moet je aan denken en waar dien je op te letten, en we reiken modellen en tools aan die je kunnen helpen bij het in kaart brengen van de processen en de gegevensverwerking.

We kijken naar de mogelijkheid tot het zelf opzetten van een plan, of het gebruik van het pakket Yoursafetynet en maken een vervolgafspraak indien wenselijk.


2. Zelf aan de slag of aanschaf licentie Yoursafetynet

Afhankelijk van de keuze of je zelf aan de slag gaat met een plan of gebruik gaat maken van het pakket Yoursafetynet is dit de vervolgstap.

Bij keuze voor het zelf opzetten van een plan kan worden gestart met het in kaart brengen en op papier zetten van de processen en de verwerkte persoonsgegevens. Dit plan wordt vervolgens gedeeld met de AVG adviseur van AccountAnders voor de vervolgafspraak.

Bij keuze voor Yoursafetynet wordt een licentie aangekocht en dient het pakket te worden ingericht. Yoursafetynet biedt een eenvoudige tool, waarbij je zelfstandig een wizard kan doorlopen om AVG compliant te worden. Hierbij worden standaarddocumenten aangeboden door het softwarepakket.

3. Screening van het plan en aanvullingen of meekijken in Yoursafetynet

Bij opzet van een eigen plan zal de AVG adviseur samen met de kwaliteitsmanager een screening doen van het plan en dit waar nodig aanvullen.

Het pakket Yoursafetynet voorziet in een functie waarbij het mogelijk is op afstand mee te kijken.


4. Vervolgafspraak: terugkoppeling en concreet maken plan

Tijdens de vervolgafspraak zullen we gezamenlijk het opgestelde plan doornemen en concrete afspraken maken over wat er dient te gebeuren. Veelal zal de ondernemer dit zelf oppakken in samenwerking met medewerkers van het bedrijf zodat de gehele organisatie zich bewust wordt van de geldende regelgeving omtrent de AVG.

Melissa Fens

T: (+31) 088-0320707

E: mfens@accountanders.nl